10 ошибок учета финансов компании, из-за которых вы теряете деньги

Нужен ли вашему бизнесу бухучет? Однозначно да. И не важно, вы только начинаете свое дело или уже давно работаете на рынке.

Учет — это цифры, которые показывают эффективность вашей компании, помогают принимать решения и оценивать риски. Кроме этого, он поможет вам масштабироваться и повысить прибыль.

Но цифры любят порядок. Вам нужно научиться правильно считать деньги, контролировать расходы и доходы, определять рентабельность компании. Об этом Оксана Осташевская расскажет на открытой сессии Годового коучинга «Финансовый учет в бизнесе». Забронировать участие вы можете по ссылке.

В этой же статье я объясню как избежать ошибок, из-за которых вы теряете деньги.

1. Вы объединяете личные и корпоративные финансы

Когда вы только начинаете бизнес, это кажется нормальным: инвестировать личные деньги в развитие компании, покупку канцтоваров или оплату фрилансерам за выполненную работу. Но в этом случае вы теряете свои деньги, а это, согласитесь, не всегда приятно. Плюс, если у вас зарегистрировано ООО, вы платите выше налог. И снова теряете деньги, и снижаете прибыль компании.

Самый лучший выход в этой ситуации — завести корпоративную карточку и делать все оплаты с ее помощью. Или записывать то, что вы покупаете за личные деньги. Помните: чем раньше вы начнете вести учет, тем лучше. Приучите себя с первых же дней записывать все, что вы тратите. Например, установите программу на мобильный телефон. Сейчас есть масса приложений, которые помогают легко и эффективно вести личную бухгалтерию.

Если вы встретились с клиентом в кафе и рассчитались личными деньгами, внесите эти траты в программу в категорию «Расходы компании» (или назовите ее по-другому). То же самое сделайте с другими оплатами, например покупкой канцтоваров, оплатой такси в рабочее время и т .д.

2. Вы делаете все сами

Вам кажется, что вы легко сможете сами вести учет самостоятельно, достаточно воспользоваться поиском или пройти курсы, если у вас, конечно, есть на них время. В начале ведения бизнеса это правильно: если у вас мало затрат и вы зарегистрировались только как частный предприниматель с фиксированной ставкой налога. Но если ваша компания начинает расти, вам нужен специалист.

Кстати, посмотрите видео, где Олесь рассказывает о делегировании в бизнесе:

https://youtube.com/watch?v=2Gh0zxjBCfM%3Frel%3D0

Помните, в статье «10 качеств крутого руководителя от Алекса Яновского» я упоминал, что хороший управленец должен уметь делегировать? Понимание того, какие задачи можно перепоручить, и умение находить правильных исполнителей — один из ключевых навыков. Если сумеете его развить, ваш бизнес будет успешным. При всем желании вы не сможете эффективно контролировать все процессы в компании, а бухгалтерский учет будет усложняться вместе с развитием фирмы. И этот участок требует особого внимания. Поэтому убедитесь, что вы не…

3. …нанимаете плохих специалистов

С друзьями можно и иногда нужно начинать бизнес. Достаточно вспомнить легендарных основателей Apple. Но умение сформировать рабочую идею и эффективно управлять финансами — это совершенно разные навыки. Поэтому подойдите очень ответственно к подбору бухгалтера. Внимательно изучите резюме кандидатов и отзывы их бывших руководителей. Уделите особое внимание:

• личным качествам будущего сотрудника, ведь работа с цифрами требует усидчивости и дотошности;
• опыту работы на должности бухгалтера;
• функциям, которые кандидат выполнял на предыдущем или предыдущих местах работы;
• причине увольнения;
• продолжительности работы в конкретной компании.

Если вы сами не очень хорошо разбираетесь в бухучете, пригласите на собеседование знакомого бухгалтера. Он вам поможет правильно оценить будущего сотрудника. Также хороший вариант — отдать бухгалтерию на аутсорс профессиональной компании. Их специалисты, как правило, работают с несколькими предприятиями, поэтому хорошо разбираются в разных тонкостях ведения учета и контролируют изменения в законодательной базе.

4. Вы забываете изучать отчеты

Найти хорошего специалиста — это половина дела. Вам все равно нужно продолжать контролировать бухучет. И иногда вы не все будете понимать. Поэтому просите специалиста объяснить, что означают те или иные цифры, фразы, термины. Наверное, у вас не будет времени изучать все, но делайте выборочные проверки. Так вы убедитесь, что ваш сотрудник все делает правильно.

Кроме того, данные бухучета помогают принимать правильные решения. Поэтому выработайте привычку изучать следующие отчеты раз в неделю или месяц:

• баланс;
• отчеты о движении денежных средств;
• дебиторскую и кредиторскую задолженности;
• отчет о прибылях и убытках.

Таким образом, вы поймете текущую ситуацию в целом, наметите возможности развития и найдете способы снизить риски принятых решений.

Кстати, по поводу цифр. Кроме бухгалтерских отчетов отслеживайте и общие результаты. Более подробно о том, как считать цифры в интернет-маркетинге, Олесь говорит в видео:

https://youtube.com/watch?v=KB_yJoeQDBc%3Frel%3D0

5. Или делаете это слишком поздно

Чтобы преуспеть в соцсетях, нужно публиковать актуальный контент. Если вы разместите крутую новость последним в своей  нише, ее никто не будет читать. Верно? Так же и отчеты. У них есть свой срок годности. Если вы будете их изучать спустя месяц после формирования, данные будут уже неактуальны. А принятые решения — скорее всего, неверными.

Настройте процессы в компании так, чтобы отчеты вам поступали сразу же после их создания. И обязательно в ближайшие несколько дней изучайте их.

6. Вы используете неправильное программное обеспечение

…или неправильно используете существующие программы.

Автоматизация процессов — это ваш верный помощник. Благодаря ей вы или ваши сотрудники делаете работу быстрее и с меньшим количеством ошибок. Программы помогают вам автоматизировать управление финансами. Если вы работаете с их помощью должным образом. Настраивайте их, исходя из ваших потребностей. Заказывайте создание тех отчетов, которые вам нужны. Продолжайте постоянно работать с программой, ведь ваши потребности при расширении бизнеса будут меняться.

И не забывайте делать регулярное резервное копирование. Таким образом, вы будете уверены, что не потеряете все данные учета за несколько лет в случае сбоя программы или появления вируса. Настройте автоматическое резервное копирование на облако или на жесткий диск и облако. В этом случае лучше перестраховаться.

7. Вы уделяете мало времени изучению рынка

При чем здесь финансы? — спросите вы.

Если вы не знаете своих покупателей и конкурентов, вы теряете деньги. Создаете продукты, которые никто не будет покупать. Устанавливаете слишком завышенную или заниженную цену и теряете клиентов или снижаете прибыль. Запускаете рекламную кампанию, которая «съедает» ваши деньги и не дает нужных результатов. Этот список можно продолжать.

Чтобы избежать этих ошибок, посмотрите также видео, где Виктор Локотков рассказывает, как запускать рекламу в Facebook:

https://youtube.com/watch?v=vuhM7R7lj40%3Frel%3D0

И прочитайте эти статьи:

• Как провести анализ конкурентов, который привлечет новых клиентов.
• Как понять клиента: 5 способов детально изучить вашу целевую аудиторию.

8. Вы живете сегодняшним днем

Планирование — это основа вашего бизнеса. Вы должны понимать, к каким результатам стремитесь, и четко их прописывать для себя и своих сотрудников. Укажите конкретные цифры на каждый месяц, квартал и год. Создавайте три сценария: оптимистический, реалистический, пессимистический. Можете использовать статистические формулы для более точного анализа. Или самостоятельно изучить ваши результаты в прошлом периоде и на основе этого составить план. Подключайте к планированию специалистов, например руководителей отделов.

Кроме составления плана важно сверять его с фактическими результатами для того, чтобы:

• найти причины, которые мешают достигать установленных целей;
• корректировать будущие планы и делать их более реалистичными;
• находить способы преодоления возникших трудностей и устранения ошибок.

Если сотрудник не выполнил установленный план, обсудите это с ним. Узнайте, что ему помешало, и найдите способ избежать этого в будущем. Ведь если вы не достигаете желаемых целей, вы теряете возможности (например,  привлечь больше клиентов, расширить свою долю на рынке) и, соответственно, деньги.

9. Вы фокусируетесь на продажах вместо прибыли

Чем больше вы продаете, тем лучше. Но это правило действует не всегда. Фокусируясь только на продажах, вы часто упускаете из виду траты, снижающие прибыль. Например, финансирование рекламы, работа фрилансеров или даже скидки на ваши товары, хотя те напрямую ведут к повышению объемов реализованных продуктов/услуг.

Поэтому, составляя отчеты, выделите в отдельные графы доход, затраты и прибыль, например, по каждой группе товаров. Так вы точно будете видеть, действительно ли рост продаж увеличивает ваш доход. И если нет — сможете оперативно вмешаться и исправить ситуацию.

10. Вы принимаете решения на основе интуиции

Не спорю, часто она вам помогает. Но чем крупнее становится фирма, тем выше ответственность за каждое принятое решение. Когда вы начинали вдвоем или втроем со своими самыми верными сотрудниками, было проще. Вы меньше рисковали. Но когда на вас  работает 10 человек, вам как минимум нужно иметь всегда деньги для выплаты зарплаты. А значит, нужно снижать риски.

Конечно, даже уйдя далеко в минус, можно найти способ выкрутиться, как это сделал Дональд Трамп. Но лучше не доводить ситуацию до критической точки. И просчитывать возможные риски принятых решений. В чем вам поможет хороший специалист по финансам. Вы ведь не должны все уметь сами.

Историю Дональда Трампа смотрите в видео:

https://youtube.com/watch?v=ieIfjRn4vXk%3Frel%3D0

Заключение

Итак, если вы хотите успешно развивать свой бизнес, помните о необходимости учета финансов. Деньги — это основа вашего успеха. Поэтому убедитесь, что не допускаете следующие ошибки:

1. объединяете личные средства и деньги компании;
2. не желаете делегировать бухучет;
3. нанимаете плохих специалистов;
4. не изучаете отчеты…
5. …или изучаете их слишком поздно;
6. используете неправильное программное обеспечение;
7. не изучаете рынок, на котором работаете: не знаете потребности ваших клиентов и не анализируете конкурентов;
8. не планируете доходы и расходы компании;
9. фокусируетесь на продажах вместо прибыли;
10. принимаете решения на основе интуиции.

А какие еще темы по учету финансов вам интересны? Ставьте лайк и пишите в комментариях свои вопросы.

Хотите повысить качество статей в вашем блоге и привлечь больше покупателей с помощью контента? Читайте статью, чтобы узнать, как поставить ТЗ копирайтеру на статью, которая попадет в топ Google.